Dar
estructura a una organización es crear un diseño para desarrollar en un futuro.
El diseño es definir las áreas y los niveles que deberán componer la
organización en concordancia con la estrategia general del negocio y con la
manera en que se desea administrar los recursos humanos. Sus características
son agilizar la interacción de áreas, evitar duplicidad de funciones, permitir
al empleado sentirse importante. Para identificar las áreas que compondrán una
estructura deben observarse los procesos que rigen el diseño estructural por
áreas. Cuando se desea impulsar una función específica lo mejor es crear un
elemento estructural, creando departamentos, asignando la función a una sola
persona o creando equipos temporales. Psicológicamente lo conveniente es que
las estructuras faciliten la mayor participación de los integrantes de la
organización. Son tres los tipos de estructuras organizacionales: Líneas de
dependencia directa, líneas de dependencia indirectas (staff) y estructuras
matriciales.
Los
niveles se enfatizan en crear estructuras organizacionales planas con las
siguientes características: Totalidad de la estructura (operativo, gerencial y
directivo), capacitación y delegación de autoridad, los grupos son equipos
autosugestivos (logran acuerdos, exploran alternativas de solución de
problemas, etc), el gerente es como un coach (promueve la comunicación,
empatía, orienta, motiva) y los directivos tienen como responsabilidad la
supervisión general de los sistemas de trabajo.
El
diseño de las estructuras debe contemplar también la repartición de los roles.
Existen cuatro roles fundamentales: Productor (son quienes deben conseguir
rápidamente los resultados esperados. Vendedores, obreros de producción y
encargados de transacciones), administrador (quien mantiene los controles de la
organización), papel creativo (responsable de la búsqueda de nuevas alternativa
e innovación) y el integrador (atienden a las personas que conforman la
organización). Estos roles nunca se presentan de forma pura, cualquier puesto
posee siempre una combinación de los cuatro. Las organizaciones tienden a
poseer un rol que les es preponderante.
Otro
factor que debe tomarse en cuenta en el diseño de estructuras es la madurez
organizacional de la empresa. De alguna manera, toda organización pasa por etapas
de desarrollo, comenzando por su nacimiento e infancia (son más flexibles y
orientadas al logro de resultados) su adolescencia (caracterizada por intentos
de establecer cierta normatividad, reacciones rápidas, etc.) y terminando con
su ancianidad y muerte. La madurez de la empresa se distingue por un adecuado
equilibrio en la estructura.
Los
puestos en las estructuras organizacionales se definen en función de las cargas
de trabajo, de los niveles de automatización y del grado de especialización que
se desea que mantengan entre sí. Analizar la visión y misión, explicar el plan
estratégico, identificar el sistema de trabajo y los procesos y subprocesos,
determinar las áreas y los niveles que deben conformar la estructura,
determinar el número de puestos y las funciones específicas de cada uno de
ellos en la empresa forman parte del proceso para la definición de los puestos.
Se
observa que existe una relación directa entre el exceso de trabajo y el
deterioro del ambiente en las organizaciones. Las estrategias para lidiar con
las cargas de trabajo consisten en la contratación de personal por tiempo
parcial, implementar horarios de trabajo flexibles, escalonar horarios,
desarrollar personal multihabilidades o contratar personal comodín.
La
descripción de los puestos es una herramienta de definición de lo que se espera
de una persona que es contratada para realizar determinada función. Suelen
elaborarse mediante entrevistas con los ocupantes de los puestos a describir,
sus jefes directos y los clientes mismo, esta entrevista se complementa con la
observación directa de la realización del trabajo y finalmente se elabora un
borrador que se presenta al jefe y ocupante del puesto. Describir los puestos
tiene como ventaja facilitar la asignación de funciones, servir de guía en los
diagnósticos de necesidades de capacitación, pero sus desventajas son que
cuando en una organización el clima laboral está deteriorado estas herramientas
sirven de excusar la falta de cooperación de los empleados. Otra herramienta
para determinar lo que se espera de un puesto es por los marcos
organizacionales. Un marco organizacional es un documento que describe la
misión y los roles asignados a los ocupantes de una función en particular. El
proceso para realizar un marco organizacional es identificar los productos que
debe generar el ocupante del puesto, especificar los indicadores de medición o
calidad, registrar el valor agregado propio del puesto y anotar los insumos que
un puesto requiere para la realización de sus actividades.
La
valuación de puestos consiste en identificar las características de las tareas
que se exigen al mismo y determinar cuánto es el pago que corresponde a ellas.
Generalmente, los factores que tienen mayor peso en las valuaciones de puesto
son los que se refieren a los aspectos psicológicos de las personas.
Betsy Mariel Reyes Cañetas
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